Se l’organizzazione in un’azienda non funziona, nemmeno il suo brand funziona.
L’immagine esterna del brand è lo specchio di ciò che succede all’interno, per questo è importante essere organizzati.
Debora Montoli si occupa proprio di questo: organizzazione digitale e gestione del tempo per aziende e professionisti.
In questo articolo ci aiuta ad organizzare la nostra attività e quindi a migliorare il nostro brand.
Cristiano
Costruire il proprio brand comporta la definizione di un’identità aziendale, che a sua volta si compone di due parti importanti:
- tutto ciò che riguarda la cultura aziendale;
- tutto ciò che riguarda la definizione di un’immagine pubblica che rifletta i valori identificati.
Questi due aspetti non riguardano solo una persona, anzi, è fondamentale che ogni collaboratore o collaboratrice conosca l’identità aziendale e si identifichi con essa.
Ci sono almeno due ingredienti imprescindibili per fare in modo che il brand diventi un vero ecosistema aziendale in grado di comunicare i suoi valori all’esterno:
- la condivisione: non basta definire una missione, una visione e dei valori aziendali, questi elementi devono essere chiari, trasparenti e condivisi con tutti i membri coinvolti;
- il coinvolgimento: una volta che i valori sono stati diffusi e hanno raggiunto le persone, questi possono rappresentare una vera forza trainante basata sulla partecipazione attiva.
La condivisione e il coinvolgimento richiedono l’adozione di una serie di misure strategiche, una comunicazione coerente dell’immagine pubblica e un’attenzione particolare all’autenticità dell’azienda.
Se volessimo riunire gli aspetti appena citati in una parola, questa sarebbe senza dubbio “integrità”, intesa come l’insieme di azioni che riescono a mantenere intatta l’anima del brand, così come la definizione della parola suggerisce:
L’essere integro, intero, intatto; lo stato di una cosa che possiede tutte le sue parti, i propri elementi e attributi, che conserva intatta la propria unità e natura, o che non ha subìto danni, lesioni, diminuzioni quantitative o qualitative. (dall’Istituto della Enciclopedia Italiana)
Come si costruisce un brand integro
La condivisione e il coinvolgimento richiedono un terzo ingrediente: l’organizzazione, in poche parole la predisposizione di tutto ciò che serve per avere un flusso di lavoro ottimale.
Per lavorare bene, sono necessari dei metodi, dei passaggi organizzati e uno scambio di informazioni gestite in un certo modo.
Organizzare la comunicazione
Il 90% dei problemi lavorativi e di immagine riscontrabili in un gruppo di lavoro può essere ricondotto a problemi di comunicazione, che naturalmente si ripercuotono sull’immagine e sulla coerenza finale.
Pertanto, il primo aspetto da organizzare per costruire il proprio brand sarà proprio quello della comunicazione, iniziando dalla comunicazione interna.
Per il team significa identificare le modalità, gli strumenti e i criteri per la condivisione delle informazioni: quali canali usare (e non usare), quando farlo, cosa costituisce una vera urgenza e come gestirla.
Ecco un esempio: si possono mettere per iscritto le modalità di comunicazione attraverso l’uso di uno strumento dedicato alla gestione dei progetti (Asana, ClickUp, Trello, Wrike, Notion, Monday…) o di un tool specifico per le comunicazioni (Teams o Slack).
In questo modo, per ogni azione da portare avanti per la costruzione del brand, le persone sapranno dove commentare, limitando la confusione e il continuo salto da un argomento all’altro.
Le questioni aperte risulteranno più ordinate, con uno storico sempre attivo e a favore di una modalità di comunicazione portata avanti per temi. In pratica, si avranno delle sezioni specifiche legate a: naming, logo, tono di voce, strategie, grafica per i social, campagne sponsorizzate, eventi, articoli del blog, webinar, newsletter e ogni altra parte che contribuirà a rafforzare l’immagine del brand.
Organizzare le riunioni da dedicare alla costruzione del brand
Strettamente collegato al tema della comunicazione, anche quello delle riunioni merita attenzione e organizzazione.
Per quanto riguarda il brand, significa lavorare tanto sul “prima”, su tutto ciò che può essere condiviso prima della riunione.
È importante inviare in anticipo i materiali da visionare, predisporre un ordine del giorno con gli argomenti da trattare e rendere noto anche il sistema decisionale dell’azienda (come vengono prese le decisioni).
Le riunioni non saranno fissate con una ripetizione fissa e schematica solo perché è una prassi comune. Piuttosto, nello strumento identificato per la gestione dei progetti, ci sarà uno spazio dedicato per aggiungere spunti, idee, problemi, casi studio, decisioni da prendere e altre questioni che riguardano il brand.
Questo spazio, arricchito dalle intuizioni di tutte le persone coinvolte, consente di:
- esprimere le rispettive preferenze, identificando un ordine di importanza o priorità (tramite un sistema di commento o di voto);
- fissare una riunione al raggiungimento di un certo numero di idee inserite.
In questo modo, sarà molto più semplice identificare l’elenco degli argomenti da trattare. Le persone parteciperanno alla riunione già preparate e si potrà pensare al dopo-riunione, definendo i passaggi da mettere in pratica.
Organizzare i materiali del proprio brand
Da un punto di vista più pratico, la condivisione include anche tutti i materiali inerenti al brand, come file, cartelle, documenti e immagini.
Anche in questo caso, lo stesso strumento utilizzato per la gestione dei progetti può essere utile per creare un centro organizzato in cui le persone possono trovare tutti i riferimenti necessari.
Si può creare una sorta di guida aziendale interna che contenga le informazioni che si trovano magari sul server aziendale o in uno spazio cloud come Dropbox, Google Drive o OneDrive.
A cosa serve l’organizzazione
Quando un’azienda vuole costruire il proprio brand, deve adottare una serie di misure organizzative. Una volta definite le modalità di comunicazione, le informazioni per gestire le riunioni e le procedure di condivisione dei materiali, sarà più semplice pensare al target di riferimento, alla comunicazione pubblica (verso l’esterno) e alla definizione di ogni elemento che compone il brand.
Il tutto deve essere portato avanti con integrità, al fine di evitare uno dei rischi maggiori: la mancanza di coerenza. Il rischio principale, infatti, è che, dopo qualche mese, ogni persona porti avanti i propri valori, dimenticandosi di quelli del brand (in alcuni casi, arrivando a danneggiare il brand stesso).
La condivisione delle informazioni – e alla base l’assenza di una cultura condivisa – viene lasciata al caos e lo si può notare da molti aspetti, come i mancati aggiornamenti, l’utilizzo errato dell’identità visiva e una comunicazione scellerata che passa da WhatsApp, Telegram, Slack per poi finire in un “ti mando un’email”.
Una situazione del genere non fa altro che portare frustrazione su frustrazione, peggiorando l’integrità del brand aziendale.
Ecco perché, per tenere lontano questo rischio, l’organizzazione è l’ingrediente magico che rafforza la condivisione e il coinvolgimento.
Sono Debora Montoli e lavoro da remoto come assistente virtuale e professional organizer. Mi occupo di delega, organizzazione digitale e gestione del tempo. Sono anche content creator, autrice del libro “L’arte di organizzare la scrittura online” e creatrice della newsletter “Fai spazio con Debora”.
